In der Kinderfeuerwehr arbeiten Sie mit besonders schützenswerten Daten: denen von Kindern. Die DSGVO stellt hier hohe Anforderungen. Dieser Leitfaden erklärt, was erlaubt ist – und was nicht.
Warum Datenschutz bei Kindern besonders wichtig ist
Die DSGVO nennt Kinder explizit als besonders schützenswerte Gruppe. Das bedeutet:
- Höhere Sorgfaltspflicht bei allen Daten
- Eltern entscheiden für ihre Kinder
- Einwilligungen müssen klar und verständlich sein
- Löschpflichten werden strenger ausgelegt
Bei Kindern gilt: Im Zweifel lieber einmal mehr nachfragen als einmal zu wenig.
Welche Daten fallen an?
In der Kinderfeuerwehr sammeln Sie typischerweise:
Stammdaten des Kindes
- Name, Vorname
- Geburtsdatum
- Adresse
Kontaktdaten der Eltern
- Namen der Erziehungsberechtigten
- Telefonnummern
- E-Mail-Adressen
Weitere Daten
- Notfallkontakte
- Gesundheitsrelevante Infos (Allergien, Medikamente)
- Fotos und Videos
- Anwesenheitslisten
Was dürfen Sie ohne Einwilligung speichern?
Für die Durchführung der Kinderfeuerwehr-Mitgliedschaft:
Erlaubt ohne separate Einwilligung:
- Name und Geburtsdatum des Kindes
- Adresse
- Eintrittsdatum
- Anwesenheiten bei Treffen
Rechtsgrundlage: Erfüllung des Mitgliedschaftsverhältnisses
Wofür brauchen Sie eine Einwilligung?
Kontaktdaten der Eltern
Auch wenn es selbstverständlich erscheint: Sie brauchen die Zustimmung, Elterndaten zu speichern.
Einwilligung einholen für:
- Telefonnummern der Eltern
- E-Mail-Adressen
- Adressen (wenn abweichend vom Kind)
Notfallkontakte
Für den Fall, dass Eltern nicht erreichbar sind:
- Name und Telefonnummer einer Vertrauensperson
- Ggf. Abholberechtigungen
Gesundheitsdaten
Besonders sensibel und nur mit ausdrücklicher Einwilligung:
- Allergien
- Medikamente, die das Kind braucht
- Chronische Erkrankungen
- Besondere Bedürfnisse
Wichtig:
- Nur speichern, was wirklich nötig ist
- Zugriff streng begrenzen (nur Betreuer)
- Nach Austritt sofort löschen
Fotos und Videos
Das größte Datenschutz-Thema in der Kinderfeuerwehr!
Fotos: Die wichtigsten Regeln
Interne Nutzung
Fotos nur für die KF-Gruppe (z.B. WhatsApp-Gruppe der Eltern):
- Einwilligung der Eltern erforderlich
- Klar definieren, wer Zugriff hat
- Keine Weitergabe an Dritte
Öffentliche Nutzung
Fotos für Website, Social Media, Presse:
- Immer schriftliche Einwilligung
- Für jeden Kanal separat abfragen
- Widerruf muss möglich sein
Einwilligungsformular Fotos
EINWILLIGUNG ZUR VERÖFFENTLICHUNG VON FOTOS
Name des Kindes: _______________________
Ich/Wir willige(n) ein, dass Fotos meines/unseres Kindes
veröffentlicht werden dürfen auf:
□ Interner Eltern-Gruppe (WhatsApp/Signal)
□ Website der Feuerwehr
□ Social Media (Facebook, Instagram)
□ Lokaler Presse
□ Gemeindeblatt
Diese Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.
Bei Widerruf werden die Fotos umgehend entfernt.
Datum: ___________
Unterschrift Erziehungsberechtigte(r): ___________
Was tun bei Widerruf?
Wenn Eltern die Einwilligung widerrufen:
- Alle Fotos mit dem Kind identifizieren
- Von allen Plattformen entfernen
- Aus Archiven löschen
- Bestätigung an Eltern
Fotos auf Veranstaltungen
Bei öffentlichen Veranstaltungen (Tag der offenen Tür):
- Auf Fotografieren hinweisen (Schilder)
- Kindern ggf. Warnweste "Bitte nicht fotografieren" geben
- Pressefotos vorher absprechen
Teilnehmerlisten richtig führen
Was gehört auf die Liste?
Minimum:
- Name des Kindes
- Anwesenheit (ja/nein)
Optional (mit Einwilligung):
- Notfallkontakt für diesen Tag
- Besonderheiten (Kind wird von X abgeholt)
Was gehört NICHT auf die Liste?
- Vollständige Adressen aller Kinder
- Telefonnummern aller Eltern
- Gesundheitsdaten
Aufbewahrung
- Nicht offen herumliegen lassen
- Nach dem Treffen sicher aufbewahren
- Jährlich archivieren oder löschen
Elternkommunikation datenschutzkonform
E-Mail-Verteiler
Richtig:
- Alle Empfänger im BCC
- Keine persönlichen Daten im Verteiler sichtbar
Falsch:
- Alle Adressen im CC oder An-Feld sichtbar
Messenger-Gruppen
Probleme mit WhatsApp:
- Telefonnummern werden geteilt
- Daten gehen an Meta (USA)
- Für Kinder unter 16 eigentlich nicht erlaubt
Bessere Alternativen:
- Signal (datenschutzfreundlicher)
- Threema (Schweizer Server)
- E-Mail für offizielle Kommunikation
Wenn WhatsApp unvermeidbar:
- Schriftliche Einwilligung einholen
- Keine sensiblen Daten im Chat
- Gruppe nur für Organisatorisches
Zugriffsrechte klar regeln
Wer darf was sehen?
| Rolle | Stammdaten | Kontakte Eltern | Gesundheit | Fotos | |-------|------------|-----------------|------------|-------| | KF-Leitung | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | | Betreuer | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | | Wehrführung | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ | | Andere Eltern | ✗ | ✗ | ✗ | (mit Einwilligung) |
Löschfristen
Daten nicht ewig aufbewahren:
| Datenart | Löschen nach | |----------|--------------| | Stammdaten | 3 Jahre nach Austritt | | Gesundheitsdaten | Sofort nach Austritt | | Anwesenheitslisten | 3 Jahre (Versicherung) | | Fotos (intern) | Bei Widerruf oder Austritt | | Fotos (öffentlich) | Bei Widerruf |
Besondere Situationen
Getrennt lebende Eltern
- Grundsätzlich reicht eine Einwilligung
- Bei Sorgerechtsstreit: Beide unterschreiben lassen
- Abholberechtigungen klar regeln
Neue Betreuer
- Datenschutz-Einweisung geben
- Schweigepflicht erklären
- Nur notwendige Daten zugänglich machen
Ausflüge und Zeltlager
Für mehrtägige Veranstaltungen zusätzlich:
- Erweiterte Gesundheitsinformationen
- Versicherungsdaten
- Schwimmfähigkeit
- Nach der Veranstaltung wieder löschen!
Checkliste Datenschutz in der KF
- [ ] Einwilligungsformulare erstellt
- [ ] Für jedes Kind Einwilligungen eingeholt
- [ ] Foto-Regelung klar kommuniziert
- [ ] Zugriffsrechte definiert
- [ ] Daten sicher gespeichert (kein offener Ordner)
- [ ] Löschkonzept erstellt
- [ ] Eltern über Datenverarbeitung informiert
- [ ] Betreuer eingewiesen
Muster: Datenschutz-Information für Eltern
INFORMATION ZUR DATENVERARBEITUNG
Kinderfeuerwehr [Name]
Wir speichern folgende Daten Ihres Kindes:
- Name, Geburtsdatum, Adresse
- Ihre Kontaktdaten als Erziehungsberechtigte
- Anwesenheit bei unseren Treffen
Mit Ihrer Einwilligung zusätzlich:
- Notfallkontakte
- Gesundheitsrelevante Informationen
- Fotos für [Zweck]
Zugriff haben:
- Die Kinderfeuerwehr-Leitung
- Die Betreuer/innen
Die Daten werden gelöscht:
- 3 Jahre nach Austritt Ihres Kindes
- Gesundheitsdaten sofort nach Austritt
- Fotos bei Widerruf
Ihre Rechte:
- Auskunft über gespeicherte Daten
- Berichtigung falscher Daten
- Löschung (soweit möglich)
- Widerruf von Einwilligungen
Ansprechpartner: [Name, Kontakt]
Fazit
Datenschutz in der Kinderfeuerwehr ist anspruchsvoll, aber machbar. Mit klaren Einwilligungen, definierten Zugriffsrechten und transparenter Kommunikation mit den Eltern erfüllen Sie die DSGVO-Anforderungen.
Das Wichtigste: Eltern vertrauen Ihnen ihre Kinder an. Ein sorgfältiger Umgang mit deren Daten zeigt, dass dieses Vertrauen berechtigt ist.