Funktion · Veranstaltungen

Feuerwehr-Veranstaltungen planen — Zeltlager, Feste, Ausflüge

Organisieren Sie alle Veranstaltungen Ihrer Feuerwehr zentral. Ob Kameradschaftsabend, Tag der offenen Tür oder Jahreshauptversammlung, planen, durchführen und dokumentieren Sie alles an einem Ort.

Live-Demo starten 30 Tage kostenlos testen

Server in DeutschlandDSGVO-konformAudit-Log inklusive

Was diese Funktion löst

Vier Probleme, die die Wehrführung endlich nicht mehr nachts wachhalten.

Mitgliederlisten in Excel, Lehrgangsbescheinigungen in Aktenordnern, Tauglichkeiten in irgendeinem Kalender — das funktioniert, bis es nicht mehr funktioniert.

Zentrale Organisation

Alle Veranstaltungen werden an einem Ort geplant, sodass nichts vergessen wird.

Bessere Beteiligung

Durch frühzeitige und transparente Planung steigt die Teilnahmebereitschaft der Mitglieder.

Dokumentation

Jede Veranstaltung wird mit Teilnehmern und Details dokumentiert und ist auch rückblickend auswertbar.

Vereinsleben stärken

Gut geplante Veranstaltungen fördern den Zusammenhalt und das Engagement innerhalb der Feuerwehr.

Was drin steckt

Die wichtigsten Capabilities im Überblick.

Vier Säulen, auf denen Veranstaltungen steht — von der Detail-Ansicht bis zum nachprüfbaren Audit-Log.

Capability · Erstellen

Veranstaltungen erstellen

Legen Sie Veranstaltungen mit Titel, Datum, Ort, Beschreibung und Verantwortlichkeiten an. Verschiedene Veranstaltungstypen wie Feier, Versammlung oder Aktionstag werden unterstützt.

Capability · Teilnehmer

Teilnehmer verwalten

Snapshot

Erfassen Sie die Teilnehmer jeder Veranstaltung. Die Teilnehmerliste kann vor oder nach der Veranstaltung gepflegt werden und ist in der Anwesenheitsstatistik enthalten.

Capability · Material

Dokumente und Materialien

Hängen Sie Einladungen, Tagesordnungen, Protokolle oder Fotos an die jeweilige Veranstaltung an. So sind alle Unterlagen zentral verfügbar und dauerhaft abrufbar.

Capability · Einwilligung

Einverständniserklärungen

Für Veranstaltungen mit Jugendlichen können Sie digitale Einverständniserklärungen einholen. Erziehungsberechtigte bestätigen die Teilnahme direkt über ihren Zugang.

Hintergrund · 01 · Einmal-Ereignisse

Veranstaltungen — einmalige Ereignisse mit eigenen Regeln

Im Unterschied zum regelmäßigen Übungsabend sind Veranstaltungen einmalige Ereignisse — Tag der offenen Tür, Kameradschaftsabend, Jahreshauptversammlung, Zeltlager der Jugendfeuerwehr, Ausflug der Kinderfeuerwehr zum Feuerwehrmuseum. Sie brauchen eigene Planungslogik: Ort, Zeitraum, Verantwortlichkeiten und bei Minderjährigen digitale Einverständnisse der Eltern.

FWVS verwaltet Veranstaltungen bereichsspezifisch für Freiwillige Feuerwehr, Jugendfeuerwehr und Kinderfeuerwehr. Die FF-Variante ist schlank gehalten (Termin, Ort, Teilnehmer), die JF/KF-Variante ergänzt den Einverständnis-Flow.

Ort, Zeitraum, Teilnehmer, bei Minderjährigen Einverständnis-Flow.

Hintergrund · 02 · Veranstaltungs-Arten

Veranstaltungsarten frei konfigurierbar

Jede Veranstaltung gehört zu einer Veranstaltungsart — z. B. „Zeltlager", „Wettbewerb", „Kameradschaftsabend", „Tag der offenen Tür". Die Arten legen Sie pro Bereich an und aktivieren oder deaktivieren sie nach Bedarf.

System-Vorlagen für häufige Arten sind mitgeliefert und können nicht gelöscht werden; eigene Arten fügen Sie jederzeit hinzu. Die Sortierung bestimmt die Reihenfolge im Dropdown beim Anlegen neuer Veranstaltungen.

Eigene Veranstaltungsarten anlegen, System-Vorlagen bleiben erhalten.

Hintergrund · 03 · Digitale Einwilligung

Digitale Einverständniserklärungen für JF und KF

Für Veranstaltungen mit Jugend- oder Kinderfeuerwehr können Sie beim Anlegen die Option „erfordert Einverständnis" aktivieren. Sie hinterlegen einmal den Einverständnistext (Plain-Text oder Rich-Text), die Erziehungsberechtigten werden per E-Mail informiert und erteilen die Einwilligung über das Eltern-Portal.

Ein entscheidendes Detail für die Rechtssicherheit: Beim Erteilen des Einverständnisses wird ein Snapshot des Textes gespeichert — genau jener Text, der dem Erziehungsberechtigten angezeigt wurde. Wird der Text später geändert, bleibt die ursprüngliche Fassung für bereits erteilte Einverständnisse erhalten.

Eltern erteilen digital — Snapshot sichert den gezeigten Text rechtssicher.

Hintergrund · 04 · Widerruf & Status

Einverständnis widerrufen, Teilnahme anpassen

Erziehungsberechtigte können erteilte Einverständnisse über das Eltern-Portal wieder widerrufen, zum Beispiel wenn das Kind kurzfristig nicht mitfahren kann. Der Widerruf wird mit Zeitstempel dokumentiert.

Die Teilnahme-Status sind dieselben wie bei Übungsabenden (Zusage, Absage, Spontan, Abwesend ohne Rückmeldung). Bei JF/KF wird zusätzlich erfasst, welcher Betreuer das Einverständnis entgegengenommen hat, für die Nachweispflicht im Zweifelsfall.

Eltern können jederzeit widerrufen, Widerruf und Betreuer sind protokolliert.

Veranstaltungen in jedem Bereich

Drei Bereiche. Drei Datenmodelle. Eine Plattform.

Veranstaltungen sieht in der Kinderfeuerwehr anders aus als in der Freiwilligen Feuerwehr — und genau das macht FWVS richtig.

Kinderfeuerwehr

Sicher, einfach, kindgerecht.

KF mit Gruppenstunden, Eltern-Portal und höchstem DSGVO-Schutz für Kinderdaten.

Zur KF-Software Jugendfeuerwehr

Sorgepflicht digital geregelt.

JF-Mitglieder mit verknüpften Erziehungsberechtigten, Eltern-Login und digitalen Einwilligungen.

Zur JF-Verwaltung Freiwillige Feuerwehr

Vom Truppmann bis zur Wehrführung.

Für Löschzüge, Stadt- und Gemeindefeuerwehren. Mit Einsätzen, Dienstgraden und Nachweis-Überwachung.

Zur FF-Verwaltung

Häufige Fragen zu Veranstaltungen

Sechs Antworten auf das, was wirklich entscheidet.

Was Wehrführer und Schriftführer am häufigsten fragen, bevor sie unterschreiben.

Für welche Feuerwehr-Bereiche gibt es Veranstaltungen in FWVS?

Für Freiwillige Feuerwehr, Jugendfeuerwehr und Kinderfeuerwehr. Berufs- und Werkfeuerwehren nutzen das Veranstaltungs-Modul nicht — dort stehen Einsätze, Übungsabende und Dienstpläne im Fokus.

Wie funktionieren digitale Einverständniserklärungen für Jugendfeuerwehr-Veranstaltungen?

Sie aktivieren beim Anlegen die Option „erfordert Einverständnis" und hinterlegen den Einverständnistext. Erziehungsberechtigte bekommen automatisch eine E-Mail und erteilen das Einverständnis über das Eltern-Portal. Ein Snapshot des Textes wird zum Zeitpunkt der Erteilung gespeichert — falls der Text später geändert wird, bleibt die ursprüngliche Fassung für bereits erteilte Einwilligungen rechtssicher erhalten.

Können Eltern ein erteiltes Einverständnis widerrufen?

Ja, jederzeit über das Eltern-Portal. Der Widerruf wird mit Zeitstempel dokumentiert. So können Eltern z. B. kurzfristig reagieren, wenn das Kind aus anderen Gründen nicht mitfahren kann.

Welche Veranstaltungsarten kann ich anlegen?

Beliebig viele — pro Bereich. Typisch sind Zeltlager, Wettbewerb, Tag der offenen Tür, Kameradschaftsabend, Ausflug, Jahreshauptversammlung, Feier. System-Vorlagen sind vorkonfiguriert, eigene Arten fügen Sie jederzeit hinzu oder deaktivieren sie bei Bedarf.

Wer kann die Teilnahme der Mitglieder zu Feuerwehr-Veranstaltungen verwalten?

Das steuern die Berechtigungen. Typisch haben Wehrführer, Stellvertreter, Jugendwart oder Kinderfeuerwehrwart die Berechtigung zum Verwalten der Teilnahme. Mitglieder können ihren eigenen Status selbst setzen. Bei JF/KF können Erziehungsberechtigte die Zusage ihres Kindes im Eltern-Portal erteilen.

Können Einladung, Tagesordnung und Protokoll an eine Veranstaltung angehängt werden?

Ja. An jede Veranstaltung können beliebig viele Dokumente angehängt werden — typisch sind Einladungen (vorher), Tagesordnung (während) und Protokoll oder Fotos (nachher). Alle Unterlagen bleiben zentral an der Veranstaltung und sind auch nach Jahren abrufbar.