Notfallkontakte in der Feuerwehr: sinnvoll und vertraulich verwalten

Notfallkontakte in der Feuerwehr: sinnvoll und vertraulich verwalten

Wen erreicht ihr, wenn einem Mitglied beim Dienst etwas passiert? Ein aktueller Notfallkontakt führt zu der Vertrauensperson, die das Mitglied selbst benannt hat. Damit die Liste im Ernstfall hilft und datenschutzgerecht bleibt, klärt ihr vorab fünf Dinge: wofür ihr sie braucht, auf welcher Rechtsgrundlage ihr sie führt, welche Angaben nötig sind, wer zugreifen darf und wie die Benachrichtigung abläuft. Was genau erforderlich ist, hängt von eurem Träger und eurem Konzept ab.

Notfallkontakte ersetzen weder den Notruf noch eine medizinische Akte. Bei akuter Gefahr gehen Rettung und Erstversorgung vor. Wie ein Notruf abläuft, steht in 112 richtig absetzen, wie ihr einen Dienstunfall meldet, in Unfallversicherung Feuerwehr.

Wofür ist die Kontaktliste da?

Klärt zuerst, welchen Bedarf es gibt. Geht es um eine Betreuungsperson, wenn ein Kind im Jugenddienst erkrankt? Um die Erreichbarkeit von Angehörigen nach einem Unfall? Um die Abholung eines Mitglieds? Diese Fälle haben unterschiedliche Zuständigkeiten und brauchen nicht dieselben Angaben.

Bei schweren Unfällen oder Todesfällen stimmt ihr die Benachrichtigung der Angehörigen mit Einsatzleitung, Polizei oder Notfallseelsorge ab. Eine gespeicherte Telefonnummer ist kein Auftrag, ungeprüfte Nachrichten weiterzugeben. Eine Benachrichtigung braucht gesicherte Fakten und eine geklärte Zuständigkeit.

So könnt ihr es am Übungsabend oder in der Dienstbesprechung ansprechen:

„Wir möchten wissen, wen wir in einer persönlichen Notlage erreichen dürfen. Wir erklären euch, wofür wir die Angabe brauchen, wer darauf zugreifen kann und wie ihr sie ändern lasst. Medizinische Befunde sammeln wir dafür nicht.“

Lasst Raum für unterschiedliche Lebenssituationen: Die Kontaktperson muss nicht mit dem Mitglied verwandt sein.

So wenig Daten wie nötig erfassen

Die DSGVO, insbesondere Art. 5 und 6, verlangt einen festen Zweck, eine passende Rechtsgrundlage und Datenminimierung. Die Angaben betreffen auch die Kontaktperson, nicht nur das Feuerwehrmitglied.

Ein begrenztes Formular kann so aussehen:

Die genaue Verwandtschaft ist nicht immer nötig. Anschrift, Beruf und Geburtsdatum der Kontaktperson gehören nicht automatisch ins Formular. Fragt die Mitglieder, ob die benannte Person von ihrer Nennung weiß, und klärt mit dem Datenschutzbeauftragten die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO.

Gesundheitsdaten nicht nebenbei ergänzen

Allergien, Medikamente und Diagnosen sind besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO. Dafür braucht ihr eine eigene Prüfung von Erforderlichkeit und Rechtsgrundlage. Eine allgemeine Kontaktliste ist kein Anlass, Hausarzt, Blutgruppe oder Krankengeschichte aller Mitglieder zu sammeln.

In einer konkreten Betreuungssituation können einzelne Angaben nötig sein. Dann legt ihr fest, welche Betreuungsperson sie für welche Aufgabe braucht und wie lange. Eine Kontaktperson ist nicht automatisch Auskunftsstelle für medizinische Fragen. Eine unbestätigte Blutgruppenangabe ist keine Grundlage für eine Behandlung.

Die Datenschutz-Anleitung für Feuerwehren trennt Kontaktdaten, Dienstnachweise und Gesundheitsakte.

Zugriff und Erreichbarkeit zusammen planen

Eine frei aushängende Liste ist schnell zur Hand, legt aber unnötig viele Daten offen. Eine verschlossene Datei, deren Passwort im Ernstfall niemand kennt, nützt auch nichts. Plant deshalb einen begrenzten Normalzugriff und einen nachvollziehbaren Weg für den Notfall.

Prüffragen:

• Wer kommt tagsüber, nachts und bei Abwesenheit der zuständigen Person an die nötigen Kontakte?
• Beschränkt sich der Zugriff auf die eigene Einheit?
• Gibt es eine geeignete Vertretung?
• Werden Kopien mitgeführt, und sind sie geschützt?
• Was passiert, wenn das Internet ausfällt?

Testet den Ablauf mit erfundenen Daten: Die zuständige Person soll einen Kontakt finden, ohne dass Unbefugte die ganze Liste lesen können. Entscheidend sind Freigabe und tatsächliche Nutzung, nicht das Werkzeug. Auch eine Software macht euch nicht von selbst DSGVO-konform.

Aktualisierung einfach halten

Erklärt bei der Aufnahme, wofür die Angaben dienen, und bietet einen sicheren Weg zur Änderung an. Erinnert zum Beispiel einmal im Jahr an die Prüfung und zusätzlich, wenn ein Mitglied eine Änderung mitteilt. Die Jahresroutine ist ein Vorschlag und keine gesetzliche Frist.

Verschickt keine Rundmails mit allen Kontaktangaben. Eine kurze Nachricht „Bitte prüfe deine hinterlegte Erreichbarkeit“ genügt meist. Kann ein Mitglied niemanden benennen, müsst ihr damit offen umgehen. Ein erfundener Platzhalterkontakt hilft niemandem.

In der Kinder- und Jugendfeuerwehr unterscheidet ihr Sorgeberechtigte, Abholberechtigte und zusätzliche Vertrauenspersonen. Eine vertraute erwachsene Person darf nicht automatisch für das Kind entscheiden. Aus euren Unterlagen sollte hervorgehen, wen ihr wozu benachrichtigen dürft.

Austritt und Zweckende

Endet Betreuung oder Mitgliedschaft, prüft ihr, ob der Zweck der Kontaktdaten entfällt. Angaben, die nicht mehr nötig sind, löscht ihr. Für andere Unterlagen können eigene Aufbewahrungsgründe gelten. Eine einheitliche Nachfrist für jede Feuerwehrakte gibt es nicht. Bezieht Kopien, Exporte und Sicherungen in euer Löschkonzept ein.

Checkliste

• Zweck und verantwortliche Stelle sind festgelegt.
• Rechtsgrundlage und Information der Kontaktperson sind geprüft.
• Das Formular enthält nur erforderliche Angaben.
• Gesundheitsdaten sind getrennt beurteilt.
• Zugriff, Vertretung und Ausfallweg sind geklärt.
• Die Aktualisierung ist mit erfundenen Daten getestet.
• Die Benachrichtigung bei schweren Ereignissen ist abgestimmt.
• Löschanlass und Umgang mit Kopien sind dokumentiert.